天津市环境保护局办公室关于进一步做好我局文件归档工作的通知
（津环保办秘[2009]13号）
局机关各处室：
为进一步提高我局机关档案工作的整体水平，确保各类归档文件材料的齐全完整，整理规范，更好地为我局各项工作提供服务。根据市档案局《关于开展2009年市级机关事业单位档案管理检查的通知》要求和中共天津市委办公厅《关于在机构改革中做好档案工作的通知》精神，结合我局档案工作实际情况，现对机关处室文件归档工作提出如下要求：
1、加强对文件归档工作的领导。近年我局各处室人员变动较大，为确保文件归档工作的衔接和延续性，要求各处室负责同志（或明确一名负责同志分管本处室文件归档管理工作）督促检查本处室各类文件材料按时归档，同时确定一名兼职档案员具体负责文件材料的保管和整理归档工作。
2、确保各类归档文件内容齐全完整。各处室应对照我局制定的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》进行文件材料的收集和整理。对涉及全市和全局性的重大工作，如污染减排、生态市建设、迎接创模复查、污染源普查等，由主管处室负责对整个活动从始到终的文件资料完整归档，要提前对文件管理和归档工作提出责任要求，做到文件收集整理与业务工作同步进行，避免归档时出现文件散失不全，无人负责的现象。
3、保证按时归档。各处室文件按时归档是确保局档案规范管理的重要一环，各处室要在五月底前完成本处室上一年度各种门类和载体档案（包括声像和实物）的收集和整理工作，并由处室负责人认真核查应归档文件内容的齐全和完整，签字后移交档案室，办理移交手续。
4、加强电子文件归档工作。为促进我局电子文件归档管理工作，从今年6月1日起，各处室凡以局名义正式发出的公文实行电子公文实时归档，即各处室对外发文盖章前须向局办公室负责文件收发的秘书提供公文的电子版文件，由局办公室秘书将处室提供的电子版文件保存到单独的移动硬盘上，以保证归档电子公文的安全。为保证归档电子公文的真实、完整和有效，电子公文应与相应的纸质文件内容及其表现形式一致。
