第四条 市、区县档案行政管理部门应会同本级信息化工作主管部门按照统一领导，分级管理原则，负责对本行政区域内电子文件归档与管理实行监督和指导。
各单位档案管理部门、信息化工作部门、电子文件形成部门要加强协调，在相关的信息系统建设中，采取相应的技术措施，确保归档电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性。 各单位要制订电子文件归档管理制度，在明确职责、责任到人的前提下，对本单位电子文件的形成、承办、运转、整理、鉴定、归档等实行全过程管理。
第五条 电子文件的收集范围和要求
（一）各单位电子文件收集范围应按照国家档案局第8 号令《
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，将反映本单位主要职能活动包括政府信息公开、行政许可、行政执法、公共服务、政务公开、重大活动、重要工作成果等具有查考利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件等各种类型的电子文件及相关元数据纳入收集范围。
（二）电子文件收集的格式应是符合规定的通用文件格式。专用软件产生的电子文件在归档时应转换为规定的通用格式。
（三）归档电子文件的收集应由文件的形成部门负责，档案部门要进行监督和指导。归档电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性，移交前由文件的形成部门负责，移交后由档案管理部门负责。
（四）涉密电子文件载体的保存，应按照有关管理规定执行。
（五）电子文件的保管期限按照文件材料的保管期限规定执行。
第六条 电子文件的归档
（一）电子文件的归档整理按照电子文件的类别分别进行，文本电子文件的归档整理按照《归档文件整理规则》（DA/T22）要求进行，其他类别的电子文件归档整理按照相关的要求进行。
（二）档案部门应将永久和定期为30年的归档电子文件进行脱机保存，脱机保存的载体为：一次性写光盘、磁带。不允许用软磁盘、U 盘等移动设备作为归档电子文件长期保存的载体。
（三）电子文件归档方式可以采取实时的逻辑归档和定期的物理归档。物理归档应当复制一式三套，一套用于封存保管，一套用于提供利用，一套用于异地保存。一个归档年度的电子文件应集中拷贝到一个或多个载体中。
