(二)来信交办
来信交办是指信访机构以公函或《人民群众来信来访转送单》的形式将人民群众来信转交相关部门或下级卫生行政部门、医疗卫生单位办理。
1、确定交办单位。属机关各处(科、股)室职责范围内的信访件，直接转交相关处(科、股)室办理；涉及多个处(科、股)室的，明确一个主要处(科、股)室牵头办理，其他相关处 (科、股)室协助办理。属下级卫生行政部门和医疗卫生单位管辖的问题，直接交办。属其它职能部门管辖的问题，及时转交。对转交有关部门或下级办理的群众来信，应当登记信件去向。
对反映干部问题的来信，按干部隶属关系和管理权限办理。对反映本级机关和直属单位领导干部问题的来信，报送主要领导阅批，交领导批示指定的部门处理。对反映下级卫生行政部门领导、单位领导干部问题的，转当地党委、政府或纪检、监察部门处理。
2、卫生行政部门交办函由机关信访机构按照发函的顺序号登记，加盖机关信访专用章或经领导批示后加盖单位行政印章发出；机关各处 (科、股)室直接交办的信访事项，交办函由处 (科、股)室自行登记，处(科、股)室负责人审核、签发，加盖处(科、股)室印章发出。
(三)来信回复
来信回复是指承办机构或单位根据《
信访条例》第
三十二、
三十三条的规定，自受理之日起 60日内将处理意见书面告知来信人，情况复杂的，经本单位负责人批准，可以适当延长办理期限，但延长期限不得超过30日。同时告知信访人申请复查、复核的期限、途径或复核事项不再受理的原因。信访人不服承办部门处理意见，到上一级卫生行政部门申请复查、复核的，须附原承办部门出具的《处理意见书》。来信人的姓名 (名称)及地址不清、反映问题不清、重复来信已办结的不予回复。
凡直接给来信人答复的信件，必须保留答复存根或处理意见，以备行政诉讼举证。有关处 (科、股)室或医疗卫生单位需要以信访名义回复来信人的，由处(科、股)室或医疗卫生单位将处理意见直接回复来信人；属于政策解释性的答复，寄送相关政策解读材料或直接注明办理意见。
以挂号信寄给信访人书面回复(答复)意见的，须保留或记录挂号编码；当面回复(答复)的，须信访人签收；委托相关人员来取回复(答复)件的，须出具委托书并签收。
