第七条 凡需要使用OA系统的单位，应向厅办公室提出书面申请，经审核批准后由厅信息中心负责办理注册手续并取得帐号和密码。因使用单位名称、公章、用户出现变更、撤销、合并等情况而需要在OA系统中做相应处理的，均应向厅办公室提出书面申请。
第八条 各使用单位必须明确一位领导负责电子公文处理及OA系统管理工作，并确定一名专职或兼职管理人员负责本单位OA系统的日常管理和使用，并做好与省厅OA系统的衔接。
第九条 使用人员取得帐号和初始密码后应立即修改密码，妥善保管好帐号和密码，并定期（建议每60天）更改密码。如忘记密码应由本单位系统管理员报厅信息中心进行处理。
如因用户使用初始密码、简单密码或者密码外泄等原因造成不良后果的，追究使用人员的责任。
第十条 因工作需要进行远程办公的，应向厅办公室提出申请，审核通过后，由厅信息中心负责办理并发放VPN软件、密钥文件。使用人员应妥善保管VPN软件、密钥文件，不得外泄他人使用。
第十一条 为正常使用OA系统短信通知功能，各单位应指定专人负责接受短信，并向厅办公室提供使用人员手机号码，如手机换号应及时向厅办公室提出更换。
第十二条 厅机关全体工作人员必须在工作日上班第一时间登录办公自动化系统，及时办理和阅毕电子公文。
如因出差等原因不能及时处理公文的，应设置委托代办，指定授权的代办人代为处理工作。
第十三条 各使用单位必须在工作日内不少于四次登录OA系统接收公文，时间分别为每日8时、11时、14时、16时，确保文件得到及时处理。
对有时限的急件，在接到短信或电话通知后要立即查阅、办理。
第三章 电子公文形式及精简要求
第十四条 根据我厅实际，电子公文形式主要包括：湖北省交通厅（党组）文件、湖北省交通厅函、湖北省交通厅办公室文件、湖北省交通厅明传电报、湖北省交通厅专用文件、湖北省交通厅会议通知、湖北省交通厅签报等。
