五、上报材料
（一）毕（结）业生电子注册情况登记表一式两份（见附件1）。
（二）由校（院、所）长签名并加盖学校（培养单位）公章的毕业生花名册一份（装订本），名册应采用A4幅面的纸张横向打印。
（三）以学校正式函件报送毕（结）业生电子注册情况的说明。包括此次上报的所有异动情况及请求更正错误信息的书面报告。
（四）用光盘形式报送以院校代码命名的毕业生学历电子注册DBF数据库。上报的毕业生电子注册数据库必须严格按照“毕业生电子注册上报DBF格式数据库结构说明”（见附件2）所确定的格式上报。各院校要注意上报数据的完整性，考生号、身份证号、出生日期等关键字段要认真填写，不得为空。
（五）有学籍异动情况的毕业生须由学校提供相关证明材料。
1、学生升留级、转专业等应提供学校当年的相关文件材料（原件）。
2、学生转学的应提供省教育厅转学批文。
3、学生更名或性别、出生日期与教育部数据库不一致的，应提供：①加盖学校公章的新生录取名册复印件；②学生本人身份证复印件（或学生本人户口本复印件）和学生本人户籍所在地公安派出所开具的证明；③经高校学籍管理部门审核同意并加盖公章的学生本人请求更正姓名、性别或出生日期等的报告。
4、为便于审核和有关材料的查找，请各院校将所有上报相关材料注明页码并按要求填写《学籍异动情况附送材料一览表》（见附件3）。
（六）往届毕业生漏报补报、错误更正等数据上报时必须提供学校申请漏报补报、错误更正等的正式报告及.dbf格式的数据库（以毕业年份＋院校代码＋上报类型命名，如：200410386补报.dbf）。
（七）结业证书换发毕业证书的数据由各高校直接在学籍学历信息管理平台修改（http：//xjxl.chsi.com.cn/），并报送书面材料。
（八）成人高等教育专升本的毕业生，需要在备注栏内填写原毕业学校名称及专科证书编号。
（九）普通高等教育特殊类别的毕业生（五年专、网络教育等）需要提供当年的录取花名册或经省教育厅确认的备案表，并在上报的数据库备注栏内标注页码（附特殊类别新生入学注册考生号编码规则）。
（十）姓名中有生僻字，必须使用小写的汉语拼音字母代替。并上报相关书面材料。
