5．签署合同：组团后，每个成员馆均须与数据库商签署数据库订购合同。必要时管理中心可代表成员馆与数据库商签署集团采购总合同，成员馆与数据库商签署分合同，总合同与分合同的条款内容应保持一致。
6．办理付款：资源组向成员馆发布付款通知，成员馆在合同规定的时间内付款。
7．售后服务：集团采购数据库的售后服务由资源组和服务组共同负责，其中由资源组负责的服务内容包括：
（1）监督和协调数据库商、付款代理商的销售服务和成员馆的付款情况；
（2）有关集团采购的日常咨询工作。
由服务组负责的服务内容包括：
（1）提供数据库集团使用统计；
（2）帮助成员馆与数据库商交涉处理数据库访问过程中的问题，如IP修改，访问不通等；
（3）组织培训。
8．数据库使用评估：资源组和服务组一起开展整个集团的数据库使用评估，并提出评估报告，作为是否续订该数据库的依据。数据库使用评估主要包括以下几个方面的内容：
（1）数据库的内容与文献数量；
（2）数据库的价格、采购方案，以及相关设施的费用；
（3）数据库检索系统与功能；
（4）数据库商服务情况；
（5）存档与永久使用状况；
（6）和前期评估报告相比，以上几个方面的变化；
（7）数据库使用情况和成本效益。
9．组团周期：同一数据库的组团工作一般每年办理一次。当组团工作结束后，如有特殊情况仍希望加入集团购买数据库的图书馆，可与资源组协商并联系订购事宜。
10．文件的归档：资源组负责保管数据库集团采购工作中形成的相关文档，包括：前期评估报告、招标/谈判的集团采购方案、合同、集团使用统计、数据库使用评估报告、重要往来信件等。
附件二：
集团成员馆的权利和义务
1．各高校图书馆参加数据库的集团采购享有下列权利：
（1）参加集团：各图书馆可根据本校的情况自愿参加集团采购，享受集团采购的优惠价格以及相应的技术支持和服务。
（2）退出集团：在合同签署（含续签）之前，成员馆可以退出集团。
（3）获取相关信息：有关数据库集团采购的各类信息，包括评估报告、集团采购方案、价格体系、服务信息等，均对成员馆透明公开。
2．参加集团采购的成员馆签订合同之后，必须承担下列义务：
（1）信守合同：在合同期满前不得自行终止履行合同，以免损害集团其他成员馆的利益。
（2）按约付款：成员馆应按照所签署合同的规定，按时足额付款。
（3）依法合理使用数据库：成员馆必须严格遵守合同中知识产权的有关规定，尊重并维护原作者和出版者的知识产权利益，遵守版权法的规定，合理使用数据库商提供的产品。严禁任何个人或单位恶意下载数据或将数据用于任何商业或其他营利性用途，严禁任何个人或单位私设代理服务器提供非成员馆用户使用。
（4）承担违约责任：成员馆违背合同条款引起的法律纠纷，须自行承担相应的法律责任。
（5）信守诚信原则：成员馆所提供的信息和数据应是真实可靠的，如有虚假并由此损害了集团利益，成员馆应承担相应的责任和赔偿义务。
附件4：
湖北省高等学校数字图书馆经费管理办法（试行）
为了规范湖北省高等学校数字图书馆项目建设经费的管理和使用，提高项目建设经费的使用效率，特制定本办法。
一、经费来源
湖北省高等学校数字图书馆项目建设经费包括湖北省教育厅和各有关高等学校为本项目投入的资金。
1． 湖北省教育厅的投入，主要用于本项目两个数据中心和网络建设所需的设备和软件，应用系统开发，文献资源平台建设，项目建设初期数据中心和学科文献中心的运行维持等费用。
2． 各成员高校投入，主要用于集团购买文献数据库资源和缴纳湖北省数字图书馆的相关服务费用。
