三、经费分担办法
集团采购的经费一般根据各个数据库的采购方案由参加集团的成员馆分担。经费分担可区别不同的情况，在以下各种方式中选用适当的办法处理：
1．均摊方式：所有参加成员平均分摊购买总费用，不考虑成员馆的规模、级别和使用人次。
2．分摊方式：按集团成员共同商议的定级原则将参加集团的成员分级，依级别分摊购买数据库的总费用。定级方法一般综合考虑以下几种因素：
（1）读者数量：指学校或相关专业折合全日制师生人数（FTE）。
（2）学校类型：分为“985”“211”院校、普通本科院校、独立学院和高职高专院校。具体操作时考虑各校学科与数据库内容的匹配程度。
（3）数据库使用量：根据前一年或前一合同期各成员馆的使用统计调整下一年或下一合同期各成员馆的级别。
3．买断方式：由部分图书馆共同出资先行买断数据库的全省高校使用权（原始出资成员馆），以后未出资的高校图书馆意欲使用数据库（二次出资成员馆），可向资源组提出申请，并向管理中心支付相应费用，支付费用的额度由资源组与原始出资成员馆协商确定后提交给管理中心审定。管理中心所收取的费用按原始出资比例返回原始出资成员馆，或冲抵原始出资成员馆下一年订购数据库的相应额度。
4．对于可在确定订购价格后自行参加集团的数据库，各图书馆可以根据最终采购方案自行决定订购。
5．使用省教育厅专项经费补贴时，应在数据库购买总费用中减去补贴的额度后再由成员馆分担余额。省教育厅对补贴经费的使用另有规定时，按教育厅的规定办理。
6．其他被成员馆认可的方式。
7．数据库的经费分担方案由资源组根据以上原则针对每个数据库的实际情况拟订，作为该数据库采购建议的组成部分，一并提交管理中心审查批准后执行。
四、集团采购方案的发布
通过招标/谈判确定数据库采购价格后，资源组正式组团，并由装备处向各校出具招标/谈判结果和该校分摊金额的通知，作为各校财务付款和签订合同的依据。
五、本办法自颁布之日起实施。
附件一：集团采购工作的一般流程
附件二：集团成员馆的权利和义务
附件一：
集团采购工作的一般流程
1．数据库选择：对于可能组织集团采购的数据库，资源组要组织成员馆试用，原则上试用期不少于三个月，并进行效果评估，以确定是否组团。
对于准备组团采购的新数据库，资源组要完成前期评估报告。前期评估报告可以包括以下几个方面：
（1）数据库的内容与文献数量；
（2）数据库的价格和数据库商的销售方案，以及相关设施的费用；
（3）数据库检索系统与功能；
（4）数据库商服务情况；
（5）存档政策；
（6）成员馆试用情况分析。
2．提出集团采购招标/谈判申请：资源组根据数据库试用情况和各图书馆确认的组团意向，向管理中心提交数据库内容前期评估报告、购买建议和商家提出的销售方案。管理中心审查并批准采购方案后，由管理中心办公室汇总相关材料，向装备处提出数据库招标/谈判申请。
3．数据库的招投标或谈判：由装备处根据相关规定组织进行，相关资料由资源组负责准备。
4．组建集团：通过招标/谈判确定数据库采购价格后，由资源组向全省高校公布集团采购方案（含经费分担方案）和正式订购通知。对于需要在集团内分担费用的数据库，资源组根据数据库和成员参加的情况，按照本规范第三条“经费分担办法”，拟定经费分担方案并报管理中心审核。对于可在确定订购价格后自行参加集团的数据库，成员馆根据本馆情况决定是否参加集团，并以书面方式向资源组确认。
经各校图书馆确认订购后，由资源组将集团正式成员名单和各校具体分摊额度提交装备处，由装备处向各校出具招标/谈判结果和该校分摊金额的通知，作为各校财务付款和签订合同的依据。
