（五）办信档案管理
上级机关向本厅交办或厅领导主持办理的重要来信事项，厅领导对来信和《信访情况反映》作出批示的，本厅向市、县卫生行政部门和厅直属单位交办并要求上报办理结果的，厅办公室和各处室应当将领导批示、来信原件、结案报告等分类立卷归档，移交档案室。
（六）办信工作纪律
办信工作必须严格遵守有关法律、法规和政策以及保密制度，坚持实事求是，秉公办事，不推诿、拖延，不上交矛盾，不随意表态和开政策口子。
办信人与信访事项或者来信人有直接利害关系的，应当主动回避。不得将检举、揭发、控告信件和材料直接转送或透露给被检举、揭发、控告的个人或单位；不得打击、报复信访人；不得向无关人员泄露或传播重要来信的内容和领导同志的批示，以及来信统计数据等。
二、接待人民群众来访工作
（一）工作原则、受理范围及工作职责
接待人民群众来访（以下简称接访）工作坚持属地管理、分级负责，谁主管、谁负责，依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合的原则；坚持预防和化解相结合的原则；坚持公开、便民的原则；坚持双向规范的原则。
接访是指厅机关派员接待直接来本厅的，或上级信访机关交办、其他部门转送来本厅的，反映卫生工作相关问题，提出卫生工作意见、建议或者投诉请求的国内公民、法人或者其他组织以及境外人士来访。
厅办公室负责接访，厅人民群众来访接待室是省卫生厅专门的接访人民群众来访的场所。
接访工作包括交办、转送、督办来访事项，协调处理重大、疑难来访问题，综合分析来访信息，开展调查研究，向厅和有关部门领导反映来访情况，向各市、县卫生行政部门通报群众来访情况，提出完善政策和改进工作的建议等内容。
下列来访事项不予受理：
1、已经或依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的；
2、有权处理的行政机关已经受理或正在办理的；
3、有权处理的行政机关已经复核结案的；
4、来访人不服处理、复查意见，又未在规定期限内提出复查、复核请求的。
（二）工作要求与工作方法
1、接访工作要求：
接访工作人员要文明接待、秉公办事，认真负责地接待每一位来访人，询问情况要和气，答复问题要明确，处理问题要依法。要严格按照国家的法律法规、卫生部门的规章和相关政策答复问题，对符合政策和规定、能够解决的问题，应当及时督促、协调有关部门予以解决；对一时解决不了的问题，应当向来访人说明情况，做好解释工作；对不符合政策和规定或来访人要求过高的诉求，要坚持原则，讲清道理，劝其息访。
来访人如果不能使用普通话沟通，接访工作人员应当告知来访人自带翻译，确实难以解决翻译问题的，要及时与有关部门联系，请求协助解决；来访人态度生硬、蛮不讲理，接访工作人员要冷静对待，不急不躁，避免冲突，做深入细致的思想疏导工作，化解矛盾，防止事态扩大。
对重要来访、集体来访案件和阶段性来访情况定期统计、分析，通过《信访情况反映》的形式报送厅领导和有关部门。
2、接访工作方法
（1）来访登记
来访人要出示有效身份证件并如实填写《江苏省卫生厅人民群众来访登记表》，填写反映问题的内容要简单明确。代他人反映问题要注明当事人姓名、性别、年龄、地址（单位）和来访事项发生的时间、地点。来访人不识字而无法填写登记表的，可由接访工作人员代为填写并记录所反映问题的内容。
人民群众集体来访要推选3至5名代表填写登记表，并逐个登记姓名、性别、年龄、住址及联系方式、身份证号码。
（2）接访办理
--核对 对来访人填写的登记表逐项核对。
--接谈 听取来访人的陈述，阅看来访人提供的相关材料，询问有关情况，做好接谈记录。
接谈记录应当简明扼要，记录反映问题发生的过程和来访人的诉求，注明办理意见并签名。重要材料可留存备查。
来访人所反映的问题涉及厅机关有关处室的工作职能或政策性较强的专项事宜，由厅办公室联系机关相关处室派员接谈。
人民群众来访原则上当日接谈。如遇特殊情况，当日不能接谈的，应约定接谈时间，但最长不得超过10天。
集体来访接谈时必须有2名以上接访工作人员在场。
--办理 对来访事项，进行政策解释和思想疏导、提供相关政策资料、告知解决问题的途径与渠道、向当地有关部门联系、交办或转送当地卫生行政部门及有关单位办理。
--回复 对能够直接答复的来访事项，可以口头答复来访人，也可以出具回复意见书。来访事项回复意见书只出具一次。
--应急 接访工作人员要注意观察、掌握来访人的情绪、动态，做好政策宣传和思想疏导工作。
