厅办公室根据办信要求，登记人民群众来信的编号、日期、来信人姓名、地址、来源、内容摘要、类别、所属地区、处理情况、领导批示等基本内容；厅机关各处室也要对人民群众来信进行登记。
（三）办信方式
办信工作人员登记来信后，要按照《
信访条例》第
二十一条规定，在15日内及时办理，办信方式有：上报、交办、转送、回复、留存。
1、来信上报
来信上报是指将人民群众来信报送厅、处室领导和省信访局、卫生部等上级机关。
报送厅领导阅批的来信，按照《省卫生厅信访工作制度》的规定报送有关厅领导；各处室办信人员对重要来信报送处室领导阅批。
厅办公室对带有全局性、普遍性、倾向性、苗头性、特殊性的问题及意见、建议和重要信访事项办理情况，定期以《信访情况反映》上报。
2、来信交办
来信交办是指以公文的形式将来信转交市、县卫生行政部门或有关单位办理，并要求承办部门或单位在《
信访条例》规定的期限内反馈办理结果。
（1）交办范围：
按照有关政策、法律、法规应该解决的；需要了解和处理的重要情况；检举、控告严重违法乱纪或严重以权谋私的；涉及国家、集体和个人利益的；其他需要或厅机关处室认为需要交办的事项。
属厅机关处室或厅直属单位职责范围内的问题，直接转交有关处室或直属单位办理；属市、县解决的问题，转交市、县卫生行政部门办理。
（2）交办程序：
--拟稿 交办函由办信人拟稿，厅办公室分管负责人审核、签发，并附《江苏省卫生厅人民群众来信来访交办单》编号印发。交办函内容应当言简意赅，写明来信人姓名、单位或住址、反映的主要情况及要求解决的问题，明确提出办理要求。厅机关各处室交办函，由处室负责人审核、签发。
--发文 厅交办函由厅办公室登记、编号，加盖厅办公室印章或者信访专用章发出；厅机关各处室直接交办的信访事项，交办函加盖处室印章发出。
--催办 交办需于交办之日起60日内上报办理结果。逾期未结，由交办人向承办部门或单位发函催办。必要时，应派员进行调查核实或协助有关部门办理。
--督查 上级机关交办或厅领导主持办理的重要来信事项，厅办公室进行督办查办。
（3）办理结果审核和结案。
办信人对办理结果上报材料进行审核后提出结案意见。厅办公室交办的来信事项，由其分管领导审核；厅机关各处室直接交办的信访事项，由处室负责人审核；上级机关交办或厅领导主持办理的重要来信事项，结案报告报厅领导审批签发。
3、来信转送
来信转送是指对于不属于本厅受理的信访事项转送至有权处理的部门或单位办理。
需转送的人民群众来信以《江苏省卫生厅人民群众来信来访转送单》的形式转送，或以转信条形式转送。
4、来信回复
来信回复是指办信人根据《
信访条例》第
二十二条的规定，自收到来信之日起15日内书面回复来信人。但是，来信人的姓名（名称）、地址不清及重复来信的除外。
来信以填写《江苏省卫生厅人民群众来信回复单》回复；需要拟文回复的，办信人拟稿，经厅办公室审核并加盖“江苏省卫生厅信访专用章”后回复；属于政策咨询类，寄送相关政策解读资料回复；需退回来信人的，可直接在来信上注明回复意见。
省政府网站《省长信箱》交办的人民群众来信以及本厅电子邮箱收信，统一由厅办公室办信人在规定的时限内以电子邮件方式回复。传播非法内容及恶意攻击、侮辱工作人员的电子邮件一律不予回复。
对于电话访，原则上简明问清反映事由，做好电话记录，并请来电人寄送书面材料。厅办公室信访工作人员或处室工作人员能够在电话直接答复的，应当予以答复；不能直接答复的，了解情况后回复来电人。紧急、重大情况，要及时上报。必要时，可对电话访进行录音。
5、来信留存
来信留存是指来信人的姓名（名称）及地址不清、重复来信和无参考价值、内容不清的以及其他不需要办理的来信，将来信作暂时保留存放处理。
留存的人民群众来信一年后即可销毁。
（四）特殊来信的处理方式
1、来信中附有的钱款、有价证券和各种证件、票据、论文、字画作品原件等物品，以挂号信的方式退还来信人或转有关部门处理。
2、来信附带自行研制的保健品、化妆品、药品、试剂等物品，应当集中存放、定期销毁。
