ACD功能还将对客户电话进行有效的处理,如果座席人员忙,则可以将新呼入的电话进行排队,客户可以选择是否继续等待或者放弃等待,如果等待,则在客户等待期间,系统会播放优美的音乐,直到座席人员空闲,可以接听客户的电话;放弃等待的电话,系统将记录放弃电话的来电号码等信息。
(3)来电信息弹屏。在处理公众来电时,利用来电号码确定客户的身份,做到有针对性的服务。
(4)自动/非自动来电接听方式。每个座席人员都可以根据工作需要,设定在来电屏幕弹出的同时,是选择自动来电接听方式还是非自动来电接听方式。
自动来电接听方式,即在信息弹屏的同时,电话也被默认接听了,座席人员不能够选择不接听。
非自动来电接听方式,即在信息弹屏的同时,座席电脑界面上也将弹出一个提示窗口,窗口中有“接听”、“不接听”的按钮供座席人员选择,如果选择不接听,被拒绝的电话将继续排队,被分配到其他的座席处理。
(5)座席状态。显示本座席的当前状态,如登录是否成功、免打搅是否开启等。系统可以支持座席人员选择的状态有:
①未登录状态
②登录并空闲等待电话状态
③通话状态
④免打扰状态
⑤离席状态
(6)呼入/呼出/放弃电话。每个座席人员可以获取指定时间内所有的呼入/呼出电话的信息,如电话号码、呼入/呼出时间、通话时长等信息,把握工作状况。历史记录将以一览表的方式显示。
所谓已放弃电话,即在座席人员还未能及时接听前,对方就已经挂断了的电话。
每个座席人员可以获取指定时间内所有的放弃电话的信息,如来电号码、来电时间等。历史记录将以一览表的方式显示,座席人员可以选择对这些电话进行主动回呼。
(7)电话功能
①摘机/挂机
对于常用的耳机式电话机,采用屏幕摘/挂机是很多呼叫中心的选择。座席人员可以将电话机放在一边,将注意力集中到屏幕上。
②电脑拨号
座席人员如果想拨固定电话、小灵通、手机等外线电话,可以选择将电话号码通过电脑键盘输入电脑上的座席操作软件的某号码输入框内,然后鼠标点击“拨号”按钮就可以进行外拨操作。
座席人员如果想呼叫系统内的其他座席人员,可以打开座席人员一览表,鼠标双击该页面中显示的座席人员的ID就可以完成呼叫。
③免打搅状态的启用/取消
在座席人员有事无法接听电话时(如需要完成客户信息的详细录入数据库工作时),可以启用免打搅功能,这样的话,系统在选择电话分配对象时,就不会考虑启用了免打扰功能的座席人员。
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