（三）对不属于本行政区域、本机关职责范围内的来信，各承办单位要在3天内告知市政府办公室，并从“市长信箱来信处理系统”中将该来信退回。市政府办公室要及时将退回的来信进行重新交办。
五、“市长信箱”来信办理、回复要求
（一）来信的回复方式以书面答复为主，来信人留有电子信箱E-mail地址的，也可以回复电子邮件方式进行答复（答复格式见附件1）。承办单位无论以何种方式办理来信，都必须把每一件来信的办理结果或回信内容上传到“市长信箱来信处理系统”。每月15日前，各承办单位要将上月所有来信的办理情况汇总报市政府，并抄送有关市长、副市长。
（二）市政府领导批办的来信，由市政府办公室按领导批示要求进行交办，各承办单位负责人要亲自阅批和组织办理，并审阅办理结果。办理结束后，承办单位要按规定格式答复来信人（答复格式见附件1），并将办理结果或回信内容上传到“市长信箱来信处理系统”，还要及时以单位文件形式向市政府报送领导批办来信的办理结果。市政府办公室以《督查专报》形式，将各单位上报的领导批办来信的办理结果摘报市政府领导审阅。
（三）主体不明，内容不具体，无法核实的来信，由市政府办公室归入“无效来信”暂存，定期删除；已转有关单位阅处的，各承办单位不需书面答复来信人，但应在“市长信箱来信处理系统”中就不需办理或无法办理的原因作出说明。
（四）属于民事、经济等个人问题的来信，已进入仲裁、司法程序的来信，要求行政复议的来信，以及与政府职责无关或不属政府管理权限范围的来信，由市政府办公室向来信人作出不受理的解释；已转有关单位阅处的，由承办单位按规定的格式作出解释（答复格式见附件2、附件3、附件4），并将办理结果上传到“市长信箱来信处理系统”。
（五）已定性且实行信访终结处理的来信，由市政府办公室归入“无效来信”暂存，定期删除；已转有关单位阅处的，各承办单位不需重新办理，但应在“市长信箱来信处理系统”中加注已信访终结、不再办理的有关说明。
市信访局负责整理上报信访终结、不再受理信访事项人员名单，并定期更新。
（六）对所反映问题处理不彻底而导致的重复来信，承办单位要按新来信的要求进行重新办理；对来信人所提要求过高或无正当理由的重复来信，由市政府办公室或转各承办单位向来信人作出解释、说明政策；对所反映问题已经妥善处理的重复来信，由市政府办公室或转各承办单位暂予存放。
