(二)编制阶段(5月1日至6月25日)
5、实施体系策划。进行管理体系诊断和现有管理流程识别与分析。根据标准要求,基于“凡是重复性的工作都需制定流程”,将工作重点放在工作流程的梳理、健全和完善上。同时,确定导入质量管理体系需要重点解决的问题,识别、确定和收集各处室所需、适用的国家、省、市和市局的相关法律、法规、条例、规章、政策规定等依据、标准,并形成文件目录,完成本处室各项业务的工作流程,使质量体系建立更具针对性,更符合实际情况。
6、明确机构职责。配合咨询专家,到市局机关考察、了解各处室现行的职责、权限和各项工作的接口,对照管理体系标准要求进行必要的补充,从而明确各处室在质量体系中的管理职责。
7、外出考察调研。在体系策划的基础上,组织有关人员外出实地考察调研,学习和借鉴兄弟单位的有益经验,避免工作走弯路,保证工作质量。
8、确定文件体系框架。在咨询机构配合下,共同策划体系管理手册、拟定需编写的程序文件(制度)、必要的支持文件、作业指导书和相关记录,指定编制单位,按照提高工作效率、实行简约化管理的原则,在文件数量尽可能少的基础上构建质量管理体系的文件框架,确保文件体系规范、有序、便于执行。
9、制定质量方针和目标。以ISO9000质量管理体系八项原则为基础,充分考虑发展战略和阶段性工作目标,制定质量方针和质量目标。由市局“推进办”草拟后,送管理者代表审定,经市局推进领导小组会议通过,报最高管理者审批。
10、编制三层次文件。编制文件按照文件起草、讨论修改、报批实施3个步骤实施。第一层次文件(质量手册),由市局“推进办”和咨询机构共同编制;第二层次文件(程序文件)和第三层次文件(各种作业文件)均由各责任处室分头草拟,交“推进办”初审。三层次文件经管理者代表审定后,由市局推进领导小组会议审议通过,以确保文件的适宜性。
(三)试运行阶段(6月26日至10月15日)
11、宣布体系试运行。以最高管理者名义发布质量体系文件,宣布质量体系试运行,以保证体系文件执行的权威性。
12、开展体系运行培训。培训分为2个层次:一是以质量方针、目标和管理手册等为内容的全员培训;二是以程序文件、作业指导书为主要内容的工作人员培训。
13、记录体系运行情况。按照三层次文件要求保持体系运行并作好记录。通过记录发现管理体系运行中存在的一些不适宜的、需要完善的问题,为持续改进提供数据信息支持。
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