学校出现学生退学等受助学生人数发生变化的，应及时向教育或劳动行政部门反映，多拨的助学金应退回，应退回助学金数额较小的经教育或劳动行政部门批准，学校可留存专户，下学期结转使用。各学校要在每学期结束前15个工作内写出本学期国家助学金发放工作总结，并按实际受助学生名单填写汇总表和《中等职业学校（技工学校）国家助学金统计表》（以下简称统计表），加盖学校公章后上报教育或劳动行政部门。
学生没有身份证办不了银行卡的，报教育或劳动行政部门批准，可以办理储蓄存款折，但必须保证在每月5日前将助学金发给受助学生。
2007年秋季学期未按上述程序申请、初审、公示、向教育或劳动行政部门报送相关资料和报表，未按月按标准足额向学生发放助学金的学校，必须在3月30日之前补办上述程序，一次补足应发给受助学生的助学金，向教育或劳动行政部门上报有关报表、总结等资料，收回错发的助学金，交回多拨的资金。
四、进一步完善助学金资助政策。中等职业教育实行以国家助学金为主，以校内奖学金、学生工学结合、顶岗实习、学校减免学费为辅的资助政策体系。各民办、公办中等职业学校、技工学校每年应提取不低于事业收入5%的经费，用于家庭经济困难学生的学费减免、校内奖学金、助学金和特殊困难补助等方面的开支。所提取的经费应专户管理，专款专用，应资助学生人数多于已拨付助学金人数的差额，其助学金从此项经费中列支。
五、规范资助档案管理。各学校应将每个受资助学生的申请表、身份证复印件、户口本扉页和本人页的复印件、低保家庭证明、困难家庭证明等证明材料一同装订，分班级、专业、年级，连同汇总表、助学金领取明细表、统计表等相关报表资料一并由学校统一立档，建立专门的档案，分年度统一存放，为有关单位和部门进行国家助学金发放情况的监督检查提供方便。
六、确保资金的落实。按照省、市人民政府关于建立健全普通本科高校高等职业学校和中等职业学校家庭经济困难学生资助政策体系的意见要求，各县（市）区财政部门要足额安排配套资金，及时将上级资金和本级配套资金全部拨付学校，保证国家助学金政策落实到位。
七、加强对国家助学金的管理和监督检查。国家助学金实行专款专用，专账核算，并接受审计、监察部门的检查和社会的监督。任何人、任何学校、任何单位、任何部门、任何区域不得以任何名义、任何借口、任何形式虚报、套取、截留、挤占、挪用、滞留、抵顶国家助学金。市财政局、教育局、劳动和社会保障局、市审计局将定期或不定期地组织有关人员对中等职业学校和技工学校家庭经济困难学生资助工作进行抽查或重点检查，对资助工作宣传得力、认真组织学生申请、严格按照要求进行初审与公示、汇总上报、及时足额拨付国家助学金、档案保管整齐规范、按规定从事业收入中提取和使用资助经费等方面做出突出成绩的学校予以表彰，对在国家助学金发放管理方面存在问题较多或较严重的学校进行通报批评，问题严重、性质恶劣的移交监察部门处理，追究直接责任人和相关领导的责任，构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。
