（五）9月5日前，将参会负责人、联系人名单、参展企业名单及展位费、参会费报市企业发展服务局。
（六）9月10日前，将《2008年全国农产品加工博览会优质产品申报表》及评奖所需材料和产品样品、评审费用1000元报市企业发展服务局。
（七）9月15日前，将参会人员名单及布、撤展人员照片、身份证复印件报市企业发展服务局。
（八）9月22日前，参展商品、参会人员抵达驻马店市。
（九）9月23日至24日，进行布展。室内展位按组委会要求统一布展，室外贸易展位由各单位负责布展，市代表团组织检查。
（十）9月24日晚，市代表团在驻马店市召开预备会，通报情况，部署工作。
（十一）9月25日至10月3日，进行展览、展示、洽谈、交易。
四、组织领导
为加强对参会工作的领导，市政府成立代表团，由副市长王登喜任团长，各县（市、区）和市直有关部门为成员单位。参展团下设办公室，办公室设在市企业发展服务局，王鲁生同志任办公室主任，负责会议筹备及参会各项工作。
五、参会要求
（一）切实加强领导。各县（市、区）、经济开发区、东城区和有关单位要统一思想，提高认识，精心筹备，积极组织企业参会，保证参会质量。
（二）加大宣传力度。充分利用广播、电视、报纸、网站等传媒宣传我市资源、地理、环境优势，宣传东西合作会成果，扩大会议影响，吸引更多客商参会参展。广泛动员和组织企业有计划、有重点到省外开展招商引资，洽谈项目，邀请国内外有实力、有合作意向的客商以及投资机构、商会、协会等参会。
（三）做好参展产品的筛选。选择一批市场竞争力强、发展潜力大、社会效益和经济效益显著的优质特色产品参会、参展，参展产品既要注重适销对路，又要能够集中反映许昌特色，严禁假冒伪劣和低档次产品进入洽谈会。
（四）按照省政府要求，省农业厅负责邀请50家农业产业化龙头企业（其中省外不少于20家企业）和省外10所农业大专院校参会，广泛开展农产品加工贸易与合作；省商务厅负责邀请国外及港、澳、台地区50家农产品加工企业参会，广泛开展国际经济技术交流与合作；省粮食局负责邀请50家粮油加工龙头企业、粮油机械设备生产企业（其中省外不少于20家企业）参加项目洽谈和展示贸易活动；省畜牧局负责邀请50家畜禽产品加工、饲料加工企业和畜产品机械加工企业（其中省外不少于20家企业）参加展示贸易活动；省政府食品工业办公室负责组织100家食品、饮料加工企业和机械设备生产企业（其中省外不少于50家企业）参加展示贸易活动；省技术监督局负责邀请20家获得“地理标志产品保护”和“免检出口食品农产品”称号的企业参加展示展销。根据上述情况，市农业局负责邀请3家以上农业产业化龙头企业（其中省外至少1家企业）和省外1所农业大专院校参会，广泛开展农产品加工贸易与合作；市商务局负责邀请国外及港、澳、台地区5家以上农产品加工企业参会，广泛开展国际经济技术交流与合作；市粮食局负责邀请3家以上粮油加工龙头企业、粮油机械设备生产企业（其中省外至少1家企业）参加项目洽谈和展示贸易活动；市畜牧局负责邀请3家以上畜禽产品加工、饲料加工企业和畜产品机械加工企业（其中省外至少1家企业）参加展示贸易活动；市食品工业办公室负责组织10家以上食品、饮料加工企业和机械设备生产企业参加展示贸易活动；市质量技术监督局负责邀请2家获得“地理标志产品保护”和“免检出口食品农产品”称号的企业参加展示展销。各有关单位要积极与上级对口单位对接，积极推荐我市有关企业参会，并将有关情况及时向市企业发展服务局通报。（五）各单位要把工作任务分解细化，指定专人做好参会报名、产品发运、布展、展位管理、消防安全、成果统计等各项工作。洽谈会结束后，代表团办公室将根据各单位组织、布展、现场管理和成果统计情况进行评比。
