（四）接待事务
1．市接待办、市外事办负责与参会城市及对口接待单位的日常联络，征集、调度使用接待车辆，落实参会城市代表团会议报到、行程及安排，制订宴会方案并组织实施，安排参会城市代表团食宿行；
2．由市接待办牵头，我市各对口接待单位“一对一”全程负责以下城市代表团接待工作：
东盟经济园区-广州市代表团，经委-福州市代表团，发改委-南昌市代表团，青秀区-长沙市代表团，江南区-海口市代表团，兴宁区-成都市代表团，良庆区-贵阳市代表团，西乡塘区-昆明市代表团，市接待办-国家有关部委领导和市长协会领导；
3．由市外事办牵头，我市各对口接待单位“一对一”全程负责以下城市代表团接待工作：
高新区-香港特区代表团，经开区-澳门特区代表团，市外事办-我市在东盟结交的友好城市（泰国孔敬市、越南海防市、菲律宾达沃市、柬埔寨西哈努克市），交往城市（印度尼西亚茂物市、马来西亚怡保市）官员，市招商局-东盟国家驻广州、南宁领事馆、办事处和商务机构负责人。
（五）联欢活动事务
1．市文化局负责制定互动式民族特色联欢活动和南湖名树博览园小景点节目方案，并组织实施；
2．市大型活动办统筹活动事务（如领导出席、座位安排、领导讲话等）；
3．市接待办、市外事办负责通知嘉宾参加联欢活动并做好接待服务工作；
4．南宁国际会展公司负责联欢活动场地的统筹协调并提供优质服务。
十一、实施步骤
（一）调整完善机构，制定工作方案阶段（2007年12月至2008年3月）
成立第五届泛珠三角区域合作与发展论坛暨经贸洽谈会南宁市筹备委员会，统一协调指挥各项筹备工作。筹委会秘书处设在市大型活动办公室，由秘书处提出第五届泛珠三角省会（首府）城市市长论坛筹备工作方案，明确工作任务，落实工作责任，相互配合，做好工作。各工作组、各有关单位、各城区（开发区）根据第五届泛珠三角省会（首府）城市市长论坛筹备工作方案，制订相关工作方案报送秘书处，由秘书处汇总上报市政府。
（二）实施方案阶段（2008年3月至5月中旬）
根据工作方案组织实施，结合城市建设管理目标，抓紧基础设施服务体系建设；建设完善宾馆、会展、交通、商贸流通、通讯、信息、安全保卫、卫生保障、供水供电、环境保护等服务设施；增强完善健身、休闲、娱乐、应急救助等城市服务功能；秘书处组织工作小组分赴广州、长沙学习取经，与市长论坛常务工作机构广州协作办对接承办工作事宜；发函征求第五届市长论坛各城市成员对筹备总体工作方案、论坛主题的意见，并做好修改和完善；组织召开第五届市长论坛筹备工作会议；做好市委、市政府领导在论坛期间各项活动发言材料的起草和上报工作；联系对接各城市做好城市宣传短片、市长论坛发言材料的收集和整理，做好《会刊》的编印工作；对接联系各城市代表团出席人员名单、会议期间行程及活动安排；编印《参会手册》；市领导审定互动联欢活动内容。
