1、缺少内部审批或审批过于简单。如在不少案卷中发现，作出暂扣车辆、责令停驶等行政强制决定前缺少了审批环节。还有一些负责人在对立案登记表、调查报告等审批中往往只批“同意”两字，没有把审批意见表达清楚。
2、执法机关作出任何具体行政行为时，都必须告知相对人依法享有的权利和义务，但在一些单位的文书中发现，无论是行政强制文书还是简易程序的处罚文书，都没有体现是否依法定程序告知了相对人享有的权利和义务。
3、作出处罚决定前，缺少行政相对人是否放弃陈述、申辩等权利的意见。一般程序案件中，在做出处罚决定前，相对人收到违法行为通知书之后三天内享有陈述、申辩权，有的还享有听证权。有的相对人明确表示行使或放弃权利，而没有作出行使或放弃权利的就要求执法机关必须等相对人收到违法行为通知书三天后方可做出处罚决定。但根据一些案卷的反映来看，一些单位忽视了这个问题，往往违法行为通知书和处罚决定书同时开出，却没有行政相对人是否放弃陈述、申辩等权利的意见，这在程序上是一个严重的错误，会导致整个案件因程序违法而被撤消。
4、证据和法律文书中执法人员的签名不够规范。《
中华人民共和国行政处罚法》规定案件调查过程必须要有两名以上执法人员持证执法，即必须有两名或两名以上执法人员在现场笔录、询问笔录、送达回证等文书上签名，且必须是分别亲自签名。但有些案卷中存在着执法人员代签或是漏签的现象，还有的用电脑打印的方式替代执法人员的签名，这都不符合法律的规定，是不规范的行为。有的执法人员签名时没有把时间签上，这也是不对的，没有签上时间则体现不出时效的合法性。
5、调查报告填写不准确。调查报告中“调查经过”一栏应当写明案件的调查过程，以及阐述调查程序的合法性。但不少案卷没有依照《规范》和《标准》的要求，缺少前期取证阶段、立案阶段、进一步调查阶段等整个完整的调查过程，只是把案件事实简单的表述了一下。在“调查结论”一栏中，缺少认定的违法事实描述（即经过调查后，执法人员根据取得的证据所认定的违法事实，包括时间、地点、原因、目的、经过、手段、情节、造成的危害后果等），而只有执法人员给予行政处罚的建议。
6、送达回证填写不规范。送达回证是执法机关依法送达文书的证明，但一些案卷中存在不少问题，如送达机关没有加盖印章，执法人员签名不规范，缺少送达文书的文号、件数及送达方式。特别需要注意的是，当处罚对象是单位时，往往是该单位的办事人员来签收文书，因此一定要有该单位出具的委托书，并注明代收理由，否则视为未送达。
（四）注意文书制作规范
一些单位的文书大小不一，没有按照要求使用A4纸张或是粘贴在A4纸张上。依法不能公开的案件材料和集体讨论记录，应另立副卷，不能和其它公开材料一起装订成正卷，正卷目录中也不应记载，此次检查中发现个别单位存在此类现象，应及时纠正。
（五）加强行政许可的规范运作
1、申请人提交的材料目录和行政机关收到的材料目录不一致，材料目录也没有按要求填写完整。行政许可条件把关程度不一，让申请人提供法定（公示过的）以外的材料。
2、现场勘查笔录制作不规范，存在未填写执法人员证件号和漏签名现象。
3、把握许可法定时间不准，存在超时现象。未依法定时间作出受理或者不予受理行政许可申请；不予受理行政许可申请的，未出具不予受理通知书；未按法定期限作出行政许可决定或未依法办理延长审批和告知手续。
4、缺少证明申请人主体资格的相关材料，经办人代办时缺少申请人委托书。
