第二十一条 电子文件归档前应对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质文件核对内容、签章。审核电子文件收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子文件及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子文件与相应的纸质文件内容及其表现形式一致，处理过程无差错。
第二十二条 归档电子文件应存储到符合保管要求的脱机载体上，并定期备份。脱机载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘等。禁止使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的脱机载体。
第二十三条 需永久和长期保存的电子文件，按照“双套制”要求，在形成电子文件的同时，制作相同内容的纸质文件，电子文件与纸质文件一并归档，并使两者建立互联。
第二十四条 归档电子文件一般不加密、不压缩，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一同归档；压缩电子文件应在解压缩后归档。
第二十五条 归档电子文件的分类、编号和编目按照《广西壮族自治区归档电子文件整理规则（试行）》的要求进行。同一全宗内的电子文件分类方案应保持相对稳定。
第二十六条 归档电子文件的著录参照《档案著录规则》及《南宁市电子文件中心系统》设置项目进行。
第四章 电子文件的移交与接收
第二十七条 电子文件形成单位应在每年8月底前将上一年度应归档的电子文件移交至同级国家综合档案馆集中保管。
第二十八条 县（区）直属电子文件形成单位移交归档电子文件时，应将脱机存储载体直接送交同级国家综合档案馆；市直属电子文件形成单位移交归档电子文件时，直接送交脱机存储载体或通过南宁市政务网上的《南宁市电子文件中心系统》进行在线交接。交接时，双方应对其载体和技术环境进行检验，并严格履行交接手续。对不符合档案管理要求的归档电子文件退回移交单位重新整理后再行交接。
第二十九条 归档电子文件采用脱机存储载体移交的，以归档年度为单位拷贝到一个或多个相同品种的脱机存储载体中，并保证载体清洁、无划痕、无病毒；存储电子文件的载体或装具应贴有统一标识，注明全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等信息。
