第五条 各级档案行政管理部门负责对本辖区电子文件的归档与管理工作进行监督和指导。各级国家综合档案馆负责对本辖区电子文件的接收、保管和提供利用。
第六条 电子文件形成单位应当明确分管领导、责任部门和责任人负责本单位的电子文件归档与管理工作，建立专门的管理制度和相关人员的岗位责任制。
第七条 电子文件形成单位的相关部门负责电子文件的形成、积累、收集、承办、运转与登记，并按规定向本单位档案部门移交；档案部门负责对电子文件的形成、积累、收集、归档及归档后电子文件的保管利用实行全过程管理与监控，明确电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求，确保归档电子文件的质量。
第八条 归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。电子文件形成单位档案部门应配备与其他部门相兼容的计算机及软、硬件系统设备，以保证归档电子文件有效识读。
第二章 电子文件的积累与收集
第九条 凡是反映电子文件形成单位的工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属收集与归档范围，包括相关的支持软件和数据等。
第十条 电子文件形成单位应在运行的电子文件管理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子文件，以保证归档电子文件的完整与安全。
第十一条 电子文件形成单位应在电子文件处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子文件实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等相关情况，以保证归档电子文件的真实性。
第十二条 不同类型电子文件的收集要求：
（一）采用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等。必要时同时收集文字处理工具软件。文本电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
（二）采用扫描仪等数字设备采集或制作而获得的图像电子文件，收集时应当注明其软、硬件环境和相关数据。采用非通用文件格式，应将其转换成通用文件格式，无法转换的，则应将相关软件一并收集。图像电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
