3．对本人提供的部队番号或战役类别不规范，无法查找的人员，由各县（市）、区民政局统一印制并填写《信息填写不规范的申报军队参战涉核退役人员告知单》，以与第2款中规定的方式直接发送到退役人员手中，讲明原因，并要求申请人签字。
二、建档要求
（一）对申报的军队参战涉核退役人员要逐人建立档案，分类保管，专柜存放。对已经确认参战涉核退役人员身份的，要保存本人书面申请、信息采集表、人员身份审定表、本人档案中相关内容的复印件等资料；对不在密件范围的人员，除保存上述资料外，还要保存《申报军队参战涉核退役人员认定结果告知单》（存档联）；对无法查找的人员除保存上述资料外，还要保存《信息填写不规范的申报军队参战涉核退役人员告知单》（存档联）。重新申报和补报人员确认后，及时分类建档。
（二）各县（市）、区掌握的信息采集表、人员身份审定表、统计汇总表等相关资料为秘密等级，要立卷存档，专人保管，长期保存。
（三）要建立健全档案资料管理制度，严格审批，严格管理，规范使用，严禁向申请人传递、泄露相关信息。发生泄密事件，要追究当事人责任。
三、重新申报和补报要求
（一）受理登记的原则：
1．申请人提供的部队番号和代号、参加战役的名称等信息与本人档案记载一致的予以受理登记。否则，不予受理登记。
2．申请人提供的服役时间和参战时间与战役发生时间一致的，予以受理登记。否则，不予受理登记。
3．申请人申报的服役部队番号与省民政厅通知中“不在密件范围内”人员的服役部队番号相同的，不再受理登记。
（二）申报时间要求：
1．重新申报人员在接到《告知单》后原则上在一个月内提出复查申请，逾期申请，民政部门不再受理。
2．未申报过的漏报人员可随时申请。
（三）申报、审定、上报程序：
1．申报人向乡（镇）、街道提出申请。
2、县级民政部门（优抚科、股）审核查阅档案，提出初步意见。
3、县级民政部门召开审核领导小组会议，专门研究，审查确认。
4、各县（市）、区按照省民政厅《关于分类汇总上报参战及涉核部队退役人员服役番号、代号等相关情况的通知》（10月31日明传电报）要求，整理填写相关表格，上报市民政局。由市民政局收集整理后，统一报省民政厅审核认定。遇有特殊问题，各县（市）、区民政局可以直接向省民政厅请示，答复意见报市民政局备案。
