10．办公室秘书处负责收集会议的汇报文件、材料等，并在会后整理归档。会议原始记录作为机密材料，原则上不对外借阅。如工作需要，确需查对会议记录的，应报经秘书长批准。
三、市长办公会议
市长办公会议一般在每月上旬举行，如有需要可临时召开。
（一）主要议题。
1．传达和研究贯彻国务院或国务院有关部门召开的全国性工作会议和省政府召开的工作会议精神；
2．研究确定市政府日常工作中事关全局、需要统筹安排的事项；
3．讨论需要向市人大常委会报告和向市政协通报的有关事项；
4．交流市政府领导分工范围内的工作进展情况；
5．研究处理市政府日常工作中的其他具体业务事项。
（二）参加人员。
市长办公会议由市长或市长委托负责常务工作的副市长召集和主持。副市长、秘书长、副秘书长、办公室主任、副主任参加。有关县（市、区）政府和市有关部门、单位主要负责人根据议题需要参加。
（三）工作程序。
1．根据市长或市长委托负责常务工作的副市长确定的议题，办公室秘书处负责拟订会议方案，包括议题、时间、地点、参加人员等，报秘书长审定后，通知会议参加人员，并将人员与会落实情况报告秘书长。
2．会务工作由办公室秘书处牵头，行政处等相关处室配合落实。
3．会议材料由办公室秘书处负责收集，于会前1至2天分送会议参加人员。
4．会议记录由办公室秘书处负责，必要时进行录音。书面记录力求完整、准确，字迹清楚，主要观点和内容不错记漏记。
5．会议如须印发纪要，由办公室秘书处负责拟稿，完整、准确地反映会议议定的内容，力求观点鲜明，层次清楚，文字简洁。纪要初稿一般应在会后2个工作日内完成，经秘书长审阅后，报市长或市长委托负责常务工作的副市长签发。会议纪要一般应在会后7个工作日内印发。
6．会议各种材料由办公室秘书处负责在会后整理归档。
四、市政府专题会议
市政府专题会议根据工作需要不定期召开。
（一）主要议题。
1．研究处理属于市长、副市长分工范围需要统筹协调的业务事项；
2．研究突发性事件的处理意见；
3．研究处理全市性重要活动的协调实施事项；
4．研究处理具体问题的协调实施事项；
5．研究处理中央、省领导和市委、市政府主要领导对涉及面较广的具体问题所作批示的贯彻落实意见；
