4、对已作登记但尚未安排的议题，市委办公室秘书科适时向市委秘书长报告，防止议题积压或误时误事；对已安排讨论的议题，及时注销、存档。
五、市委常委会议议题的材料
1、市委常委会议议题确定后，市委办公室秘书科立即通知相关单位准备书面汇报材料。汇报材料完稿后，先送秘书科初核并报市委秘书长审阅。如涉及机构、编制、人、财、物等方面的问题未经协调或协调未达成一致意见的，市委办公室秘书科通知报送单位抓紧协调或提请联系的市委副秘书长协调。协调未果的不列入汇报材料。
2、汇报材料审定后，市委办公室秘书科及时通知相关单位印制（印刷份数一般为25份），并于会前送交秘书科。如汇报材料内容涉密，应标注密级；如材料需会后收回，应标注“会后收回”。
3、会议结束后，负责会务的人员应将会议所用材料全部收回保管，注意保密；负责会议记录人员应将本次会议的纪要、议题、记录和会议材料等加上专用会议记录封面（包括会议名称、时间、地点、主持人、出席人、列席人、讨论议题等栏目），装订成册，存档备查。
中共池州市委办公室
会议（活动）通知落实制度
领导同志参加会议（活动）的通知落实工作，是保障市委机关工作高效有序运转的重要环节。为进一步规范市委各类会议（活动）的通知落实工作，特制定本制度。
一、书记办公会议
通知工作以电话通知为主。
1、市委办公室秘书科接受任务后，应立即电话通知市委书记、市长、副书记的联系秘书，及时向领导同志报告，并确定是否能按时参会。对固定列席会议的市政协主席、市人大常务副主任、市纪委书记以及其他视内容需参加会议的人员可直接电话通知本人，也可由所在单位办公室转告，并要求反馈通知结果。
2、市委办公室秘书科应在书记办公会议电话通知单上详细记载落实情况，注明通话日期、时刻及接听人姓名、职务，并将电话通知单留存备查。
二、市委常委会议
通知工作以书面通知为主，电话通知为辅。
1、市委办公室秘书科接受任务后，先电话通知市委书记、市长、副书记的联系秘书，以及其他市委常委和固定列席会议的市政协主席、市人大常务副主任本人，以便领导同志及时掌握会议信息，办会人员确定参加会议的常委人数（如出席人员未达规定人数，应及时向市委秘书长报告）。
