1、机关、团体、事业单位和其他社会组织，应当设立符合要求的档案库房保管档案，保证档案安全。
档案库房不得靠近污染源和存有易燃、易爆物品的场所
2、机关、事业单位应采取切实可行的措施做好档案收集归档工作，无积存零散文件。文件材料的归档工作应做到及时、完整、准确。
3、机关档案室使用的档案装具应符合国家标准、规范的要求。特殊载体的档案应使用专门的档案装具。库房内柜架与墙壁应当保持10厘米以上的距离；每行柜架之间应当留有通道，其间距应当保持60厘米以上（密集架除外）。柜架摆放应当成行地垂直于有窗的墙面。
4、档案室应配备符合档案安全保管要求的防火器材。
5、档案室应安装防盗报警器、铁门、防盗网等设施。
6、保存档案的库房应配备降温、去湿、温湿度测试等设备。温度应控制在14-24C（士2C），相对湿度应控制在45-60％（土5％）。库房内温湿度应当定时测记。当温湿度高于或低于规定标准时，就当采取措施予以调节。
7、库房应当有防虫、防鼠措施，放置驱虫、灭鼠药物，并且按照要求定期更换。
8、档案室应保持清洁、无灰尘，严禁将易燃、易爆及其他物品与档案一同存放。
9、档案库房、箱、柜门应及时上锁，钥匙应指定专人负责保管。非档案管理人员不得擅自进入库房。
10、档案工作人员每周应对所保存的档案进行一次检查，并做好检查记录，发现问题应及时汇报并采取相应的措施。
11、定期检查消防器材，及时对过期消防器材进行更换。
12、建立温、湿度工作日记录制度，做好库房温、湿度调节工作。
13、档案工作人员应遵守国家有关档案工作的保密规定，确保国家机密和档案的安全。
14、档案工作人员每年应对所保存的档案进行一次清点核查，做到账、物（卷）相符。
15、档案安全保护设施应当定期维护、检修、确保其防护功能。库房的电器设备应当确定专人负责，定期检查电器线路和电器安全保护状况。库房内严禁明火装置和使用电炉、存放易燃易爆以及与档案无关的物品。
五、接收、利用、销毁档案的保护管理
1、国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定立卷归档，定期向本单位档案机构或者档案管理人员移交，实行集中管理，任何个人不得据为已有或者擅自处理。
2、机关、团体、事业单位和其他社会组织，必须将保管满10年的档案向档案馆移交。国家另有规定的除外。
