第八条 卫生厅拟稿的联合发文，要形成WORD格式，转换成图片格式后与其他委办厅局进行会签。
第九条 在通过办公自动化系统传送文件的同时，一般情况，每份文件以纸质形式印3份，两份交拟稿处室存用，一份交办公室存档。
第十条 办公室指定专人负责保管和使用电子印章。保管使用人不能正常负责保管和使用电子印章期间，应另行指定专门代理人代为妥善负责保管和使用电子印章。
第十一条 电子印章管理人员不得向无关人员透露操作程序或提供个人密码等相关设备和软件。
第十二条 密级公文不得上网流转。每位用户的密码是个人办公的标识性信息，各位用户必须经常更换密码，并严防密码泄露。
第十三条 开通移动办公系统的电脑笔记本中，直接载有卫生厅办公自动化的安全信息，各位用户要妥善管理好，严防信息泄露。
第十四条 按照系统设计，办公室有关人员要每日定时备份电子公文数据。电子公文应当存放在指定服务器上，由办公室指定专人严格管理，未经部门负责人同意，不得随意修改、删除和打印。
第十五条 电子公文的归档按照国家档案部门的有关规定执行。
第十六条 办公自动化系统主机应保持24小时开机。发现不能正常办理电子公文时，应及时与办公室联系解决。
第十七条 全体工作人员必须坚持每天至少登录办公自动化系统两次，一般为上下午至少各一次，及时办理和阅毕电子公文。如有公出者，务必委托其他工作人员代办。
第十八条 卫生厅发往各单位的文件不以纸质文件分发，全部以电子文档形式通过卫生厅办公自动化系统传输，各单位要保障网络的正常，确保文件的通畅运行。
第十九条 各单位指定专人每天至少上网下载文件两次，确保文件及时运行。对有时限的急件，在接到电话通知后要立即下载。
