第十八条 外单位查阅处罚档案，应凭单位的公函，并经领导批准，方得查阅。行政诉讼案件当事人代理律师需要查阅已经归档的案卷，应通过该案件承办人员办理。摘抄卷内材料，只能摘抄处罚决定书等有关结论性文件。如须摘抄其他材料，应经本机关法制机构负责人同意。对摘抄的材料，要进行审查、签章。
第十九条 外单位来函索要法律文书或其他证明材料，根据外调要求，按规定查抄寄送，或通知该单位派人阅卷。
第二十条 调阅或借出的档案要按时催还。还回时如发现案卷被拆、文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况，应报告领导并及时追查。
第二十一条 档案工作人员必须严格遵守保密制度，不得违反制度向任何人提供档案或扩大利用范围，不得向他人泄露档案的内容。
四、档案的鉴定和移交
第二十二条 各级药品监督管理机关对保管期限已满的档案进行鉴定。鉴定工作，由法制机构人员、案件承办人员和档案管理人员组成鉴定小组，逐案进行审查。审查鉴定后档案的存毁问题，按本办法第十三条、第十四条、第十五条的规定处理。
第二十三条 档案管理人员因工作变动，应在离职前办好接交手续。应做到交接手续清楚，有据可查，移送有序。
五、档案的保管和防护
第二十四条 各级药品监督管理机关要积极改善档案保管的物质条件，安排符合需要的库房和购置必要的卷柜等设备，并逐步采用先进技术，以提高档案的管理水平。
第二十五条 随卷归档不能附卷的证物，可在拍成照片附卷后另行保管，但应标明证物的名称、数量、规格、特征、案号，并在卷内备考表记明其保管处所，以备查调。
随卷归档的录音带、录像带、影片等声像档案，应单独存放，非经局长批准不得调用。
档案库房要专用，不要存放与档案无关的物品。
第二十六条 为便于查找案卷，档案柜上应附有指引卡，标明存放档案的年度、案卷起止号码。
