第十一条 药品监督行政处罚案卷保管期限，原则上简易程序案件保管期限为短期，一般程序、听证程序案件保管期限为长期。对有从业时间限制的处罚案卷列入长期保管。
第十二条 档案的保管期限，从每个案件结案后的下一年起算。
第十三条 对保管期限届满的档案，应由鉴定小组，逐案进行鉴定。对仍有继续保存价值的案卷，可以采取短期改为长期或适当延期的办法延长其保管期限。
第十四条 经鉴定确定销毁的档案，销毁前要把其中的处罚决定书取出一份，按年度整理立卷，随有关年度编号，划为永久保管。
第十五条 对决定销毁的档案由档案管理人员编造销毁清册，经本机关负责人审查批准，报上级机关备案后，由档案人员和指定的监销人共同销毁，并在销毁清册上签字。销毁报告和销毁清册立卷存档。
三、档案的调借和查阅
第十六条 本机关案件承办人因办案需要，可以调借本单位归档的档案。非案件承办人员因工作需要调阅归档档案，要履行批准手续。
第十七条 人民法院调借案件档案，应出具正式调卷函件，经主管领导批准后办理借出手续，并规定调借期限。其他外单位调借时原则上一律不借出，因特殊情况必须借出的，应经单位领导批准。借出时，要点交清楚，取得正式收据并限期归还。调借的档案，不得转借其他单位或其他人员使用。
第十八条 外单位查阅处罚档案，应凭单位的公函，并经领导批准，方得查阅。行政诉讼案件当事人代理律师需要查阅已经归档的案卷，应通过该案件承办人员办理。摘抄卷内材料，只能摘抄处罚决定书等有关结论性文件。如须摘抄其他材料，应经本机关法制机构负责人同意。对摘抄的材料，要进行审查、签章。
第十九条 外单位来函索要法律文书或其他证明材料，根据外调要求，按规定查抄寄送，或通知该单位派人阅卷。
