第三条 各级药品监督管理机关负责集中统一管理本机关的全部档案（包括录音带、录像带、影片等声相材料），确保档案的完整、安全。
第四条 各级药品监督管理机关设档案兼职管理人员。其任务是：
（一）收集、整理、保管和统计本机关的执法档案，并开展利用工作；
（二）指导和监督行政执法文书材料的立卷归档工作；
（三）进行档案的鉴定工作；
（四）指导、监督和检查下级机关的行政执法档案管理工作；
（五）完成领导交办的有关档案工作的其他任务。
二、档案的接收整理和保管期限
第五条 档案管理人员要积极主动组织好执法档案的归档工作。随时了解案件的归档情况，对已办结的案件，要督促承办人员及时立卷归档。接收档案时，必须逐卷查点清楚，按照《
甘肃省食品药品监督行政处罚文书立卷归档办法》的规定，检查案卷质量，符合要求的，进行接收。
第六条 对已接收的案卷，应当根据适用程序类别，按年度、案号分别在档案目录簿册上登记。登记要准确，字体要工整。
第七条 接收后的案卷，应当在卷皮的左上角盖“归档”章，以区别于未归档的案卷。
第八条 归档后的案卷，分别根据适用程序类别，按年度、案号的顺序排列，放进卷柜保管。
第九条 同一案件由于适用程序的改变或其他原因形成几个案号的案卷，应合并保管。并卷原则是，简易程序卷并入一般程序卷，一般程序卷并入听证程序卷。案卷合并时，要在案卷封皮和案卷登记簿上注明移出、移入和相关的案号。
第十条 行政处罚档案的保管期限分为长期、短期两种。凡属在相当长的时期内需要查考使用的档案，划为长期保管，保管时间为10年。凡属在相对较短的时期内需要查考利用的档案，划为短期保管，保管时间为5年。
