第五条 卷内各种文书材料，一般只保存一份，重份的文书材料一律剔除。多余的处罚决定书，以备日后查考，可将其夹在已装订好的卷内。
第六条 具有下列情况之一的来信，可以不立卷归档。（1）不属药品监督行政处罚范围，归口交办的人民来信；（2）答复来信来访人向有关部门投诉的信件或记录；（3）询问一般法律手续问题的来信来访；（4）没有参考价值的信封；（5）内容、地址不清的申诉信件；（6）确系精神病人的来信。上述各项由相关业务部门处理。
三、材料的排列
第七条 行政处罚文书材料的排列顺序，总的要求是，内部程序性文书按照倒序进行排列，证据性文书按照行政处罚程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列。
第八条 简易程序行政处罚文书材料的排列顺序：（1）卷宗封面；（2）卷内目录；（3）处罚决定书；（4）现场检查笔录、检验报告书、调查笔录等证据材料（按时间顺序排列）；（5）行政处罚结案报告；（6）罚款上缴收据复印件；（7）备考表；（8）卷底。
第九条 一般程序行政处罚文书材料的排列顺序：（1）卷宗封面；（2）卷内目录；（3）处罚决定书（含没收物品凭证及清单）；（4）行政处罚审批表；（5）案件调查终结报告；（6）重大案件集体讨论记录；（7）案件合议记录；（8）举报登记表或案件移送书；（9）立案申请表；（10）现场检查笔录、检验报告书等证据材料（按时间顺序排列）；（11）先行登记保存物品审批表；（12）先行登记保存物品通知书；（13）先行登记保存物品清单；（14）查封扣押物品审批表；（15）查封扣押物品通知书（包括已经或可能危害人体健康的证据）；（16）查封扣押物品清单；（17）行政处理通知书；（18）调查笔录等证据材料；（19）解除先行登记保存物品通知书；（20）解除查封扣押物品通知书；（21）行政处罚事先告知书；（22）陈述申辩笔录（或者陈述申辩材料）；（23）送达回证；（24）没收物品处理审批表；（25）没收物品处理清单；（26）延期缴纳罚没款审批表（延期缴纳罚没款申请书）；（27）行政处罚强制执行申请书（法院裁定书及相关执行文件）；（28）行政处罚结案报告；（29）罚没款上缴收据复印件；（30）备考表；（31）卷底。
