这次会议是经中共中央办公厅批准召开的，会议的主要内容是：学习贯彻王刚同志重要批示，考察、交流、总结、推广各地建设电子文件中心的先进经验，研究和部署进一步推进电子文件中心建设和电子文件管理工作。
王刚同志对电子文件管理工作十分重视，近几年来，多次作出重要指示。2000年12月9日，他在全国档案工作会议上讲话指出：“要认真研究和处理信息化带来的电子文件归档和电子档案管理等新情况，积极探索和解决信息化进程中出现的信息安全等新问题，确保电子档案的完整与安全。”2001年12月15日，他在全国档案局长馆长会议上又要求在电子文件归档和电子档案管理等方面加大工作力度，尽快取得实质性进展。2003年7月13日，他又就国家档案局发布的《
电子公文归档管理暂行办法》作出重要批示，指出：“要针对电子公文的特点，进一步研究解决保真、保密和保存等问题，使电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用。”
王刚同志为什么如此重视电子文件的管理呢？因为电子文件是信息社会中党务、政务运行的一个重要手段，是信息化条件下文件和档案的一种新型载体，是我国档案信息资源的重要组成部分。但是，在我国目前技术应用的情况下，电子文件又具有一些很明显的弱点。一是它在运行过程中内容容易被窃取和改动，信息容易发生丢失，黑客和病毒这两大顽敌时时威胁着它的安全；二是它本身不能被人们直接读取，必须借助于专门设备，而这些设备的更新又很快，过若干年这些读取设备可能就会从社会上消失，那时，电子文件就变为无法读取的死信息。正因为电子文件有着这样一些显而易见、难以克服的弱点，因此，很多信息专家和有识之士担心今天的信息社会，在未来很可能变为信息空白的社会。王刚同志多次对电子文件管理问题作出重要指示，并针对电子文件的弱点，明确提出要解决电子文件的保真、保密和保存等问题，就是为了防止电子文件的失真、失密和信息消失，防止由于电子文件出现问题而影响党务、政务的正常运行，影响国家档案资源的积累。
由于电子文件是档案的一种新的形态，因此，做好电子文件的管理，是档案部门和档案工作者在信息化条件下责无旁贷的历史责任。那么，怎么样做好电子文件的管理呢？近年来，一些地方的档案部门，吸收世界上发达国家的经验，开始在档案馆建立电子文件中心，集中统一地对本地区各单位形成的电子文件进行接收、鉴定、备份保存并提供利用，这就使电子文件有了专门的处理和管理部门，有利于电子文件得到信息保真和安全保存。这是建立有中国特色的电子文件管理体系的一项重要探索，具有标志性的意义，目前在国际档案界也具有先进性，是我国档案工作者值得引以自豪的一项创举。电子文件中心的建立，必将为电子文件的完整收集、安全保存以及有效控制与利用提供有力的保障。我们这次会议的召开，将使我国的电子文件中心建设经验得到更好的总结，并在更大范围、以更快速度进行推广，切实推动我国电子文件中心的全面建设，从而推进以电子文件中心为重要标志的有中国特色电子文件管理体系的全面建立。
