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二是要抓紧工作。这次机关文件归档范围和保管期限表的编制工作不同于以往的编制方法，编制工作要求做细、做深、做实，以便使各机关编制的文件归档范围和保管期限表具有较强的针对性和可操作性。做好这项工作，需要机关各内部职能部门的密切协调与配合，需要档案部门工作人员认真调查、仔细研究。一个机关的文件归档范围和保管期限表，从编制到审批，需要方方面面、上上下下征求意见，需要反复进行修改，耗时比较长。因此，完成编制与审批工作需要相对较长的工作周期。这项工作时间紧、任务急、工作量大，各机关要精心组织，周密安排，宜早不宜迟。有关中央和国家机关档案部门要积极行动起来，把责任落实到人，由资深和骨干人员承担编制工作，并把已经编制好的单位的文件归档范围和保管期限表借鉴来作为参考，抓紧编制本机关文件归档范围和保管期限表，务必于2009年年底前完成。国家档案局将在适当时候就此发出通报。
三是要确保质量。各机关要以《规定》为依据，按照国家档案局《关于做好〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〉宣传贯彻工作的通知》的有关要求，特别要结合落实今年1月全国档案工作暨表彰先进会议部署的建立“两个体系”的要求，结合本机关实际，认真把好编制本机关文件归档范围和保管期限表的质量关。编制体例要遵循国家档案局的有关要求，做到排列有序、层次分明，内容表述力求言简意赅，保管期限划分准确。各机关在编制工作中如遇到问题，请随时与我局有关业务部门联系。我们将认真研究编制工作中遇到的问题、难点及特殊情况，共商合理的解决方案，确保编制工作质量，使各机关编制的本机关文件归档范围和保管期限表既符合《规定》的要求，又符合本机关实际。
各中央和国家机关报送我局审批的文件归档范围和保管期限表，我是十分重视的，工作再忙，我也都逐条推敲，并提出修改意见。我在看的过程中，重点注意两类文件的两个方面。两类文件一是指涉及到人的文件，二是指属于履行本机关主要职能的文件。两个方面一是看这些文件是否归档齐全了，二是看这些文件的保管期限是否够长了。我提出的修改意见也都集中在这两类文件的两个方面。因此，我提请今后各单位在编制工作中，无论是具体编制人员，还是审核人员，也更加重点地注意这两类文件的两个方面，确保把涉及到人的文件，涉及到本机关主要职能的文件归档齐全并适当延长其保管期限，从而使机关档案全面反映本机关的各项主要职能，既能满足机关各项工作的利用需要，又能满足人民群众的利用需要；既能满足当前的利用需要，又能满足长远的利用需要。
第三，要全面提高中央和国家机关档案整理质量，促进档案基础业务建设。
为切实加强中央和国家机关档案基础业务建设，确保机关年度归档文件及时归档和整理，提高机关档案整理质量，2006年8月，国家档案局印发了《关于在中央和国家机关开展年度档案整理质量检查活动的通知》，确定对机关年度档案整理质量进行专项检查。在中央和国家机关开展这项活动，是新形势下加强国家档案资源建设，促进机关档案基础业务建设的一项重要举措。《通知》下发后，各中央和国家机关高度重视，加强领导，积极响应，对照国家有关机关档案工作的法规规章、标准要求，对本机关年度归档文件材料进行了认真细致的收集和整理，国家档案局会同有关机关组成检查小组对年度档案整理工作进行了质量检查。到目前为止，已有80多个机关单位接受了检查。从检查情况来看，绝大多数机关档案整理质量基本符合标准和要求。在2007年度受检单位中，最高人民法院、中央警卫局、中央统战部、中央政法委、中央编译局、求是杂志社、国家民委、民政部、司法部、铁道部、水利部、商务部、新闻出版总署、体育总局、安全监管总局、林业局、知识产权局、新华社、自然科学基金会、粮食局、红十字总会等单位的档案整理规范有序，质量较好。今后，国家档案局将继续在中央和国家机关开展年度档案整理质量检查活动，并将加大检查的力度。对这项工作，各单位主要应注意三点：
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